Ochrana osobních údajů
Pravidla zpracování osobních údajů
Penzion Kouty (www.penzion-kouty.cz)
V naší společnosti Kouty Estate s.r.o., se sídlem I. P. Pavlova 738/116, Olomouc 779 00, IČO: 043 94 488, bereme ochranu Vašich osobních údajů vážně. Cílem dokumentu „Pravidla zpracování osobních údajů“ je informovat Vás o tom, jaké osobní údaje jako správce o Vás zpracováváme, na základě jakých právních důvodů, k jakým účelům je používáme, dobu po kterou Vaše údaje uchováváme, jaké třetí strany mohou mít k Vašim osobním údajům přístup.
Tato Pravidla o zpracování osobních údajů jsou účinná od 25. 5. 2018 a jsou vyhotovena v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („GDPR“) a v souladu s dalšími souvisejícími právními předpisy.
I. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme Vaše osobní údaje, které jsme od Vás získali při využití našich ubytovacích služeb v Penzionu Kouty nebo při používání našich internetových stránek, či při komunikaci s Vámi. V této souvislosti o Vás můžeme shromažďovat a zpracovávat zejména níže uvedené kategorie osobních údajů:
1. Identifikační údaje. Jedná se zejména o Vaše jméno a příjmení. Pokud jste příslušník cizí státní příslušnosti, můžeme pro účely plnění povinnosti hlášení cizinců dále zpracovávat Vaše rodné jméno, státní občanství, trvalé bydliště, účel pobytu v ČR, číslo cestovního dokladu, číslo povolení k pobytu (VIZA), SPZ Vozidla, adresu pobytu v ČR.
2. Kontaktní údaje. Jedná se o údaje, které nám umožňují se s Vámi spojit, a to zejména kontaktní adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa.
3. Údaje o Vašem chování na webu. Jedná se o údaje, které o Vás shromažďujeme zejména při využívání našich internetových stránek, a které nám předává Váš prohlížeč, a to zejména typ/verze prohlížeče, používaný operační systém, URL adresa předchozí navštívené internetové stránky, jméno počítače v síti (IP adresa), časový údaj o přihlášení a používání našich internetových stránek.
4. Údaje o Vašich objednávkách. Jedná se o údaje, související s využíváním našich služeb, a to zejména údaje o službách, které jste si objednali, o provedených rezervacích, o datech příjezdu a odjezdu, fakturační adresa, informace o platbách včetně čísla platebního účtu a údaje o reklamacích.
5. Údaje související s naší komunikací se zákazníkem. Jedná se o údaje vznikající při komunikaci související s poskytováním našich služeb, a to jak při osobní komunikaci, písemnou či elektronickou komunikaci.
II. Proč Vaše osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě různých právních důvodů, a to podle účelu, ke kterému tyto údaje používáme. Jedná se o následující právní důvody:
a) plnění smlouvy;
b) náš oprávněný zájem;
c) souhlas; nebo
d) plnění našich právních povinností.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za následujícími účely:
1. Vyřízení Vaši objednávky nebo rezervace, poskytnutí služby a výkon práv a povinností ze smlouvy mezi námi a zákazníkem
V takovémto případě o Vás zpracováváme zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje související s naší komunikací s Vámi a údaje o Vašich objednávkách. Osobní údaje pro tento účel zpracováváme zejména na základě důvodu plnění smlouvy a poskytnutí těchto osobních údajů je povinné a je podmínkou poskytnutí našich služeb.
2. Vyřizování reklamací, řešení škodných událostí, uplatnění našich práv a nároků
V takovémto případě o Vás zpracováváme zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje související s naší komunikací s Vámi a údaje o Vašich objednávkách. Osobní údaje pro tento účel zpracováváme zejména na základě našeho oprávněného zájmu.
3. Zasílání pravidelných informací a další marketingová komunikace o našich službách a produktech nebo o událostech, kterých jsme součástí
V tomto případě zpracováváme o Vás jenom nejnutnější údaje pro doručení personalizované informace o našich produktech či službách e-mailem, může se jednat zejména o Vaše jméno, emailovou adresu nebo informace o tom jaké služby jste u nás využili. Osobní údaje pro tento účel zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v efektivní a cílené propagaci našich produktů a služeb.
4. Zlepšování našich služeb
V tomto případě zpracováváme zejména Údaje o Vašem chování na webu nebo Údaje související s naší komunikací s Vámi, zejména údaje, které nám dobrovolně poskytnete v rámci emailového dotazníku. Osobní údaje pro tento účel zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícím ve zlepšování kvality našich služeb.
5. Plnění našich povinností stanovených příslušnými právními předpisy
V tomto případě zpracováváme pouze osobní údaje pro splnění našich povinností, a to zejména identifikační údaje, kontaktní údaje nebo údaje o Vašich objednávkách. Osobní údaje pro tento účel zpracováváme z důvodu plnění právních povinností, které nám stanovují příslušné zákony, a to zejména:
• zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;
• zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů;
• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů;
• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů;
• zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky.
Ve výše uvedených případech pod písm. 2, 3 a 4 máte právo podat námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (právo podat námitku blíže popisujeme v sekci VI odst. 6 níže).
III. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu nezbytně nutném pro naplnění výše popsaných účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Osobní údaje zpracováváme po následující dobu:
a) pro plnění smlouvy a pro výkon práv a povinností v souvislosti se smlouvou, včetně případných reklamací, řešení škodných událostí nebo souvisejících soudních sporů jsou osobní údaje zpracovávány po nezbytně nutnou dobu, maximálně však po dobu 10 let od ukončení poslední smlouvy nebo od uplynutí záruční doby pokud byla poskytnuta;
b) pro účel zasílání obchodních sdělení bez uděleného souhlasu jsou osobní údaje zpracovány po dobu 3 let od uplynutí poslední smlouvy mezi námi nebo do doby podání námitky nebo odhlášení se ze zasílání obchodních sdělení;
c) pro účely zlepšování našich služeb zpracováváme osobní údaje po dobu maximálně 6 měsíců;
d) pro plnění našich právních povinností zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (např. podle daňových předpisů po dobu 10 let od vystavení příslušných dokladů k Vaší objednávce);
e) v případě udělení souhlasu po dobu uvedenou v uděleném souhlasu.
IV. Kdo má přístup k Vašim osobním údajům
V souvislosti s realizací objednávek, dodáním a doručením zboží, vyřizováním reklamací, stížností, či škodných událostí nebo propagací nabídky produktů a služeb můžeme Vaše osobní údaje poskytnout partnerským společnostem za účelem péče o zákazníky nebo reklamním agenturám za účelem výroby a zasílání reklamních materiálů.
Dále můžeme osobní údaje předávat v souvislosti s plněním našich právních povinností nebo ochrany našich zájmů, a to zejména advokátům, auditorům, daňovým poradcům, účetním nebo správě IT systémů. Každý takový subjekt, kterému jsou osobní údaje předány, je smluvně zavázán chránit Vaše osobní údaje v souladu se zákonnými ustanoveními a zpracovávat je výhradně dle našich pokynů.
V. Jak chráníme Vaše osobní údaje
Bezpečnost Vašich osobních údajů a dalších dat je pro nás důležitá. Proto jsme přijali veškerá vhodná technická a organizační opatření k jejich zabezpečení.
Abychom chránili Vaše osobní údaje, tak jsme přijali technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě. Pro přenos dat z našich internetových stránek www.penzion-kouty.cz používáme výhradně zabezpečené protokoly HTTPS a pro elektronickou komunikaci s Vámi pouze zabezpečené a šifrované emailové spojení.
Nad rámec výše uvedených technických opatření dále zajišťujeme, že k osobním údajům, jak v digitální, tak v listinné podobě, mají přístup pouze oprávněné osoby.
VI. Jaká máte práva při zpracování Vašich osobních údajů
Ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:
1. právo na přístup k Vašim osobním údajům (čl. 15 GDPR);
2. právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů (čl. 16 GDPR);
3. právo na výmaz Vašich osobních údajů (čl. 17 GDPR);
4. právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů (čl. 18 GDPR);
5. právo na přenositelnost Vašich osobních údajů (čl. 20 GDPR);
6. právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech (čl. 21 GDPR);
7. právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).
V případě, že budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoliv odvolat. Takové odvolání souhlasu nebude mít vliv na zákonnost zpracování Vašich osobních údajů před odvoláním souhlasu.
1. Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo být informování, jestli o Vás zpracováváme osobní údaje a případně získat přístup k nim a k informacím o tom jak tyto údaje zpracováváme. Informace o tom jak Vaše osobní údaje zpracováváme, jsme již zahrnuli i do tohoto dokumentu „Pravidla zpracování osobních údajů“, to Vás však nezbavuje práva o tyto informace znovu zažádat. Rovněž nás můžete požádat o kopii Vašich osobních údajů. Prosím vezměte na vědomí, že první kopii Vašich údajů Vám pošleme zdarma, každá další bude již za menší poplatek.
2. Právo na opravu
Děláme vše proto, abychom zpracovávali přesné osobní údaje. Pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme nepřesné osobní údaje, Vaše údaje opravíme či doplníme na základě Vaši žádosti.
3. Právo na výmaz
V určitých případech stanovených v čl. 17 GDPR máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Prosím vezměte na vědomí, že i když se uplatní nějaký z těchto důvodů, osobní údaje nebudeme moct vymazat, pokud bude jejich zpracování nezbytné pro plnění našich právních povinností nebo pro výkon a obhajobu našich práv.
4. Právo na omezení zpracování
V případech uvedených v čl. 18 GDPR nás můžete rovněž žádat, abychom po určitou dobu omezili zpracování Vašich osobních údajů.
5. Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo nás také požádat o Vaše údaje, pokud je chcete přenést k jinému správci osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit k údajům, které jsme od Vás získali na základě Vašeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy. Toto právo lze uplatnit výhradně vůči osobním údajům, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
6. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. za účelem zasílání reklamních informací o našich službách), máte právo podat námitku proti tomuto zpracování. V takovém případě nesmíme dál zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokážeme převažující oprávněný zájem na jejich zpracování. Ve zpracování osobních údajů můžeme dále pokračovat, pokud náš zájem na jejich zpracování převáží nad případnými negativními dopady na Vás. V případě, že jsou osobní údaje zpracovávány pro účely zasílaní reklamních informací o našich službách, zpracování ukončíme bez zbytečného odkladu po obdržení námitky. V takovém případě Vás již nebudeme moci seznamovat s nabídkami o našich službách.
7. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy a realizací výše uvedených práv jste se nedomohli nápravy, máte právo se kdykoliv obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Výkon Vašich práv
Výkon svých práv můžete žádat prostřednictvím zaslaní písemné žádosti na naši adresu Kouty Estate s r.o., I. P. Pavlova 738/ 16, Olomouc 779 00 nebo e-mailem zaslaným na adresu osobniudaje@penzion-kouty.cz. Vaši žádost vybavíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku nebo vysokého počtu takových žádosti, jsme oprávnění tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. V takovém případě Vás o prodloužení a jeho důvodech budeme informovat. V zájmu bezpečnosti Vašich osobních údajů a zamezení přístupu neoprávněných osob k osobním údajům můžeme vhodným způsobem ověřit Vaší identitu.
VII. Pravidla používání souborů Cookies
Za účelem zlepšení služeb poskytovaných zákazníkům využívají naše internetové stránky soubory cookies. Soubory cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají na Váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začnete využívat a pomáhají zejména:
• ke správné funkčnosti internetových stránek, aby bylo možné dokončit proces nákupu s co nejmenšími obtížemi;
• při zapamatování přihlašovacích údajů zákazníků, takže je nemusí pokaždé zadávat;
• při zjišťování, které stránky a funkce používají zákazníci nejčastěji;
• k měření návštěvnosti našich stránek;
• při zjišťování, které reklamy si zákazníci nejčastěji prohlíží, aby se jim při procházení stránek nezobrazovala stále stejná reklama, případně aby se jim nezobrazovala reklama na zboží nebo služby, o které nemají zájem.
Pokud bude mít Váš prohlížeč použití cookies povoleno, budeme vycházet z toho, že souhlasíte s využíváním standardních cookies ze strany našich serverů.
Soubory cookies sbírají určité informace, a to zejména Údaje o Vašem chování na webu. Platnost/funkčnost souborů cookies vyprší buď na konci internetové relace (po odpojení zařízení od stránek/internetu) nebo vyprší po určité omezené době. Údaje o vašem chování na webu jsou však z důvodu vašeho maximálního soukromí anonymizované, a proto je ani sami nedokážeme přiřadit konkrétnímu uživateli, tj. konkrétní osobě.
Jaké soubory cookies používáme:
• Krátkodobé tzv. „session cookies“ které jsou pouze dočasné a zůstávají uloženy v počítači zákazníka jen do ukončení relace prohlížeče;
• dlouhodobé tzv. „persistent cookies“, které zůstávají uloženy v zařízení zákazníka mnohem déle nebo dokud nejsou ručně odstraněny.
Analytické a reklamní cookies
Pro účely zlepšení našich služeb a lepší cílení používáme nástroje pro analýzu používání našich internetových stránek a k personalizaci reklam. Za tímto účelem používáme soubory cookies poskytnuté třetí stranou, a to společností Google poskytující službu Google Analytics Premium (vč. marketingových funkcí) a Google AdWords.
Google bude užívat informace pro účely vyhodnocování užívání našich internetových stránek a vytváření zpráv o její aktivitě (určených pro naše interní potřeby) a pro poskytování dalších služeb týkajících se činností na našich internetových stránkách a užívání internetu vůbec. Poznatky z těchto cookies jsou používány i pro reklamní účely, kdy Vám na základě těchto údajů může být například zobrazovaná reklama na naše služby i na cizích webových stránkách.
Informace vygenerované souborem cookie o užívání stránky jsou včetně Vaší IP adresy anonymizované. Tyto informace nejsou nijak propojovány s jinými informacemi, a tak Vás na jejich základě neumíme identifikovat. Více informací o tom jak společnost Google zpracovává údaje z cookies se můžete dozvědět zde.
Většina standardních prohlížečů soubory cookies automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookies lze pomocí Vašeho prohlížeče odmítnout, smazat nebo nastavit užívání jen některých souborů cookies. Pro víc informací o použití a správě cookies můžete použít nápovědu ve Vašem prohlížeči nebo můžete navštívit například následující odkazy dle používaného prohlížeče:
• Internet Explorer
• Chrome
• Mozilla
• Safari
VIII. Závěrečná ustanovení
1. Tyto Pravidla zpracování osobních údajů můžeme jednostranně změnit, ale uděláme to jenom v nezbytných případech a vždy Vás o tom budeme informovat. Novou verzi Pravidel zároveň zveřejníme na našich internetových stránkách.
2. V případě jakéhokoli dotazu ohledně ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat prostřednictvím emailu osobniudaje@penzion-kouty.cz či písemně na výše uvedené adrese našeho sídla.
